Какие документы требуют заказчики
Требования к участникам и товару формирует заказчик в документации о закупке. Документы о соответствии, обязательные по законодательству — сертификаты, декларации, свидетельства о государственной регистрации, — заказчик вправе требовать при поставке. Добровольные документы — сертификаты ISO, добровольные сертификаты на продукцию — требуются, если они прямо указаны в документации и не ограничивают конкуренцию.
С 1 января 2025 года в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ применяется единый национальный режим по постановлению Правительства № 1875 от 23.12.2024: запреты, ограничения допуска иностранных товаров и ценовое преимущество для российских. Чтобы получить преимущество, происхождение товара подтверждают записью в реестре российской промышленной продукции или иными документами, предусмотренными постановлением.
Документы в тендерной заявке
| Документ | Когда нужен |
|---|---|
| Сертификат или декларация ЕАЭС | для продукции, подлежащей обязательному подтверждению |
| Запись в реестре российской промпродукции | для национального режима |
| Сертификат СТ-1 | для подтверждения происхождения в ряде случаев |
| Сертификат ISO 9001 и др. | если требует документация закупки |
| Протоколы испытаний, паспорта | для подтверждения характеристик из ТЗ |
Важно
Документ о соответствии должен охватывать именно ту модель и те характеристики, которые указаны в заявке. Типичная причина отклонения — характеристика из технического задания, которой нет ни в сертификате, ни в паспорте, ни в протоколе. Перед подачей заявки сверяйте каждую характеристику ТЗ с подтверждающим документом.
Как мы проверяем документацию
Мы разбираем извещение, техническое задание и проект контракта: какие документы требуются в заявке, какие — при поставке, какие характеристики должны быть подтверждены и чем. По итогам вы получаете таблицу: требование заказчика, имеющийся документ, недостающий документ и срок его получения.
Если документа не хватает, оцениваем, успеет ли он к сроку подачи заявки или к поставке. Часть документов — декларации на партию, протоколы испытаний — оформляются за дни, сертификаты систем менеджмента и записи в реестре промышленной продукции требуют больше времени.
Мнение эксперта
По нашему опыту, поставщики теряют тендеры из-за просроченных документов: сертификат истёк между подачей заявки и поставкой. Мы советуем вести реестр сроков действия всех документов и продлевать их заранее (наша оценка).
Происхождение товара
Для применения национального режима важно не только наличие товара в реестре российской промышленной продукции, но и совпадение номера реестровой записи и наименования с заявкой. Для товаров из стран ЕАЭС применяются отдельные правила подтверждения происхождения, в частности сертификат СТ-1. Мы помогаем выбрать документ под конкретную закупку.
Характеристики и протоколы
Если в ТЗ указаны характеристики, которых нет в стандарте или ТУ, их подтверждают протоколами испытаний в аккредитованной лаборатории или паспортом изготовителя. Протокол удобен тем, что в нём фиксируются конкретные значения, которые можно сопоставить с требованиями заказчика.
Совет эксперта
Соберите заранее «тендерный пакет» на основные товары: документы о соответствии, паспорта, протоколы, сертификаты ISO, реестровые записи. Тогда подготовка заявки займёт часы, а не дни.
Виды продукции и особенности
Поставщики оборудования
Сверяют характеристики ТЗ с паспортом и документами о соответствии.
Поставщики продуктов питания
Готовят декларации, протоколы и документы о происхождении.
Строительные материалы
Заказчики запрашивают протоколы и паспорта на партии.
Медицинские изделия
Нужны регистрационные удостоверения и документы о происхождении.
План работ
- Анализ
- Сверка
- Оформление
- Заявка
- Поставка
Выбор документа
Документы по требованиям закупки.
Что вы получаете
Готовый документ — сертификат или декларация, внесённые в реестр, — протоколы испытаний аккредитованной лаборатории, обоснование безопасности или техническая документация, проверенные маркировка и руководство, а также рекомендации, какие изменения конструкции, рецептуры или изготовителя потребуют новых испытаний и обновления документов.
Коротко о главном
Ведите реестр сроков документов.
Подробнее об оформлении
Хранение и обновление документов
Продлевайте документы до окончания срока действия.
44-ФЗ и 223-ФЗ
В закупках по 44-ФЗ требования к товару и документам строго ограничены законом, а по 223-ФЗ заказчик действует по своему положению о закупке. Поэтому при 223-ФЗ особенно важно читать положение заказчика и документацию конкретной закупки.
Ценовое преимущество
По постановлению № 1875 российские товары получают ценовое преимущество 15 % при оценке заявок в случаях, предусмотренных постановлением. Чтобы его получить, в заявке указывают номер реестровой записи товара.
Запрет и ограничение допуска
Для товаров из приложений к постановлению № 1875 действует запрет или ограничение допуска иностранных товаров. Если ваш товар в этих перечнях, без подтверждения российского происхождения заявку отклонят.
Документы при поставке
При поставке заказчик проверяет документы о соответствии, паспорта, сертификаты качества и маркировку. Расхождения с заявкой — основание для отказа в приёмке.
Сертификаты систем менеджмента
Сертификаты ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 требуются в закупках крупных компаний и госкорпораций. Их получение занимает время, поэтому их готовят заранее, а не к конкретной закупке.
Сроки
Анализ документации занимает один-два рабочих дня. Срок оформления недостающих документов зависит от их вида и называется по итогам анализа.
Обжалование
Если документация содержит необоснованные требования к документам, участник может направить запрос разъяснений или жалобу. Мы указываем такие требования в таблице анализа.
Документы на импортную продукцию
Для импортной продукции, кроме документов о соответствии, заказчики запрашивают сведения о стране происхождения. При запрете допуска иностранных товаров такую продукцию поставить нельзя, при ограничении — только в определённых случаях.
Подготовка к проверке заявки
Комиссия проверяет заявку по перечню документов из извещения. Мы рекомендуем приложить к заявке таблицу соответствия характеристик ТЗ и документов, если формат заявки это позволяет.
Хранение документов
Электронные копии документов храните в одном месте с указанием сроков действия.
Что входит в работу
- анализ документации о закупке;
- таблица требований и документов;
- оформление недостающих документов;
- протоколы испытаний характеристик;
- реестр сроков действия документов.
Как работаем
- Анализ Извещение, ТЗ, контракт. Результат: таблица требований
- Сверка Имеющиеся документы. Результат: перечень недостающих
- Оформление Сертификаты, протоколы. Результат: документы
- Заявка Комплект к подаче. Результат: пакет
- Поставка Документы к товару. Результат: исполнение контракта
Что нужно от вас
- извещение и документация;
- техническое задание;
- имеющиеся сертификаты и декларации;
- паспорта и протоколы;
- реестровые записи.
Частые ошибки
- характеристика ТЗ не подтверждена;
- просроченный документ;
- модель не совпадает с заявкой;
- нет записи в реестре промпродукции;
- требование ISO не проверено.
Связаться с нами
Пришлите перечень моделей или марок, рецептуры, ТУ или руководство по эксплуатации, имеющиеся сертификаты и протоколы изготовителя, укажите, кому продаёте: производствам, подрядчикам, на тендеры, в розницу или на маркетплейсах. В течение рабочего дня ответим, какой документ нужен, что подготовить и сколько займёт работа.
Полезно прочитать
Вопросы и ответы
Какие документы о соответствии нужны для тендера?
Те, что указаны в документации о закупке, и обязательные для продукции сертификаты, декларации или свидетельства о регистрации.
Что такое национальный режим в закупках?
Запреты, ограничения и ценовое преимущество для российских товаров по ПП № 1875 с 1 января 2025 года.
Как подтвердить российское происхождение товара?
Записью в реестре российской промышленной продукции или иными документами, предусмотренными постановлением № 1875.
Может ли заказчик требовать сертификат ISO?
Да, если такое требование прямо указано в документации о закупке и не ограничивает конкуренцию необоснованно.
Почему отклоняют заявки с сертификатами?
Часто характеристика из ТЗ не подтверждена документом или модель в сертификате не совпадает с заявкой.
Можно ли получить документы к поставке, а не к заявке?
Да, если документация требует их только при поставке; срок оформления оцениваем заранее.
Можно ли участвовать в тендере с декларацией вместо сертификата?
Да, если для продукции законодательством предусмотрена декларация, а документация не требует иного документа.