Что такое отказное письмо
Отказное письмо — разъяснение о том, что продукция по своим характеристикам и назначению не входит в перечни товаров, подлежащих обязательной сертификации, декларированию или государственной регистрации. В письме описывают продукцию и указывают, какие регламенты и перечни проверены.
Важно понимать его статус: законодательство о техническом регулировании такого документа не предусматривает. Это информационное письмо, и решение, принять ли его, остаётся за адресатом — таможней, маркетплейсом, торговой сетью или покупателем.
Письмо не заменяет обязательный документ
Если товар подлежит сертификации или декларированию, отказное письмо не даёт права выпускать его в обращение. В таком случае мы письмо не оформляем, а объясняем, какой документ нужен, и рассчитываем его оформление.
Когда оно может понадобиться
- при ввозе товара, по которому возникают вопросы о необходимости разрешительных документов;
- по запросу маркетплейса или сети в категории, где у части товаров есть обязательные требования;
- для покупателя или тендерной комиссии, которые хотят понять, почему у товара нет сертификата.
На какие товары обычно оформляют отказное письмо
Письмо уместно, когда товар не входит ни в один перечень обязательной оценки. Типичные примеры — но вывод всегда делается по конкретному товару:
| Группа товаров | Почему может не быть обязательных требований | Что проверить |
|---|---|---|
| Сувениры, предметы интерьера, декор | Не являются игрушками, посудой или мебелью в смысле регламентов | Нет ли контакта с пищей, не позиционируется ли товар для детей |
| Отдельные хозяйственные и канцелярские товары | Не входят в перечни регламентов ЕАЭС и национальные перечни | Нет ли электропитания, не предназначен ли товар для детей |
| Комплектующие и запасные части | Часть комплектующих не является самостоятельной продукцией регламента | Не выделены ли они в перечне отдельно |
| Материалы и сырьё для промышленной переработки | Регламенты часто распространяются на готовую продукцию | Не поставляются ли они конечному потребителю |
| Товары, исключённые из области применения регламента | Регламент прямо называет исключения | Точная формулировка исключения и назначение товара |
Что указывается в письме
- наименование товара, модели или артикулы, а при необходимости — код ТН ВЭД;
- описание назначения и характеристик, на основании которых сделан вывод;
- какие технические регламенты ЕАЭС, национальные перечни и перечень продукции, подлежащей госрегистрации, проверены;
- вывод о том, что товар в эти перечни не входит, и дата, на которую сделан вывод;
- адресат или цель, если письмо готовится для конкретной площадки или поставки.
Чем точнее описан товар, тем полезнее письмо: общая формулировка «товары народного потребления» не убедит ни площадку, ни покупателя.
Сколько товаров можно включить в одно письмо
Количество наименований законом не ограничено, но на практике письмо удобнее делать на группу однородных товаров: одинаковое назначение и одинаковая логика вывода. Если в список попадают разнородные товары, адресату сложнее проверить обоснование, и площадка может запросить отдельное письмо на каждую позицию. Мы группируем ассортимент так, чтобы письмо было понятным и проверяемым.
Обязательно ли получать отказное письмо и проверка подлинности
Закон не обязывает продавца иметь отказное письмо: если обязательных требований нет, продавать товар можно и без него. Письмо нужно, когда его запрашивает конкретный адресат — маркетплейс, сеть, покупатель или таможенный представитель.
Отказные письма не вносятся в государственные реестры, поэтому «проверить в реестре» их нельзя. Проверить можно другое: существует ли организация, подписавшая письмо, и совпадает ли описание товара с реальным. Если письмо оформлено на товар, который на самом деле подлежит обязательной оценке, ответственность за продажу без документа остаётся на продавце — отсюда и наш принцип не оформлять такие письма.
Для кого готовится письмо и что важно каждому адресату
| Адресат | Что ему важно | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Маркетплейс | Чтобы письмо относилось к конкретным артикулам и было актуальным | Правила категории: часть площадок принимает письма только в определённых категориях |
| Таможенный представитель | Обоснование, почему для товара не требуются разрешительные документы | Код ТН ВЭД и описание должны совпадать с декларацией на товары |
| Торговая сеть или покупатель | Понятное объяснение и уверенность, что продажа законна | Иногда сеть дополнительно просит добровольный сертификат |
| Тендерная комиссия | Ответ на вопрос, почему к заявке не приложен сертификат | Формулировки документации закупки и требования к форме документов |
Отказное письмо и отказ органа по сертификации — не одно и то же
Иногда отказным письмом называют решение органа по сертификации об отказе в выдаче сертификата — например, по результатам неудачных испытаний. Это совсем другой документ: он означает, что продукция не подтвердила соответствие, а не что подтверждение не требуется. Если вы получили такое решение, нужно разбираться с причинами и испытаниями, а не искать «письмо».
Что входит в работу
- анализ продукции по техническим регламентам ЕАЭС, национальным перечням и перечню продукции, подлежащей госрегистрации;
- если обязательных требований нет — подготовка письма с описанием продукции и обоснованием;
- если требования есть — объяснение, какой документ нужен, и расчёт его оформления.
Что нужно от вас
- точное название и назначение продукции;
- характеристики, материалы, фото или описание из каталога;
- код ТН ВЭД, если он определён;
- кому и для чего нужно письмо — если есть запрос площадки, приложите его.
Как проходит работа
- Анализ продукции Проверяем регламенты и перечни по назначению и характеристикам товара. Кто: Мостехэкспертиза. Результат: вывод: письмо или обязательный документ
- Подготовка письма Описываем продукцию и приводим обоснование. Кто: Мостехэкспертиза. Результат: проект письма для согласования
- Передача Передаём письмо в согласованном виде. Кто: Мостехэкспертиза. Результат: отказное письмо
Как правильно составить заявку
- точное название товара — так, как оно будет указано в карточке или документах;
- назначение: для чего и кем используется товар;
- материалы и состав, наличие электропитания, контакт с пищей или кожей;
- для кого товар — для взрослых или детей;
- фото товара и упаковки, описание из каталога производителя;
- кому нужно письмо и требования этого адресата.
Структура отказного письма
Пример структуры (не образец документа)
- Реквизиты организации, подготовившей письмо, дата
- Адресат или цель письма
- Наименование товара, модели, код ТН ВЭД
- Описание назначения и характеристик
- Перечень проверенных документов: технические регламенты, национальные перечни, перечень продукции для госрегистрации
- Вывод и оговорка о дате, на которую он сделан
Как группировать ассортимент для писем
Условный пример: продавец товаров для дома прислал список из десяти позиций. Вместо одного письма «на всё» ассортимент делится по логике вывода:
| Группа | Позиции | Результат проверки |
|---|---|---|
| Декор без контакта с пищей | Вазы декоративные, рамки, статуэтки | Обязательных требований нет — одно письмо на группу |
| Изделия для хранения непродовольственных вещей | Корзины, органайзеры для одежды | Обязательных требований нет — отдельное письмо, так как другое назначение |
| Изделия, контактирующие с пищей | Контейнеры для продуктов, доски разделочные | Требуются документы на продукцию, контактирующую с пищей, — письмо не оформляется |
| Электрические изделия | Светильник-ночник | Подпадает под регламенты на низковольтное оборудование — письмо не оформляется |
От чего зависят стоимость и срок
- Количество наименований Большой ассортимент требует группировки и проверки каждой позиции.
- Однородность товаров Однородные товары проверяются быстрее, чем разнородный список.
- Полнота описания Без фото и характеристик вывод сделать нельзя — придётся запрашивать сведения.
- Требования адресата Особая форма или содержание письма, которые просит площадка или покупатель.
Вопросы и ответы
Примет ли маркетплейс отказное письмо?
Требования площадок различаются по категориям и меняются. Часть категорий принимает письмо, для других площадка требует сертификат или декларацию даже там, где закон этого не обязывает. Перед оформлением сверим требования вашей площадки.
Можно ли получить письмо на любой товар?
Нет. Если товар подлежит обязательной оценке, письмо не оформляем и объясняем, какой документ нужен. Письмо на товар с обязательными требованиями создаёт риск для продавца, а не решает проблему.
Сколько действует отказное письмо?
Законодательного срока нет, но письмо отражает требования на дату подготовки. Если перечни или регламенты меняются, вывод может устареть, поэтому адресаты часто просят свежее письмо.
Что лучше: отказное письмо или добровольный сертификат?
Зависит от того, что требует адресат. Письмо поясняет отсутствие обязательных требований, добровольный сертификат подтверждает соответствие продукции конкретному документу. Иногда нужны оба.
Можно ли написать отказное письмо самостоятельно?
Формально да: закон не устанавливает, кто вправе составлять такое письмо. На практике адресаты чаще доверяют письмам организаций, которые занимаются подтверждением соответствия и могут объяснить вывод. Важнее не подпись, а корректность анализа: письмо на товар с обязательными требованиями не защитит продавца.
Что делать, если маркетплейс не принял письмо?
Уточните причину: площадка могла изменить правила категории или посчитать описание товара недостаточным. В первом случае может понадобиться добровольный сертификат, во втором — уточнённое письмо с подробным описанием. Пришлите ответ площадки — подскажем, что именно нужно.
Нужен ли код ТН ВЭД для отказного письма?
Для таможенных целей — да, код должен совпадать с декларацией на товары. Для маркетплейса или покупателя код помогает, но вывод делается по описанию и назначению товара, а не по коду.
Можно ли получить письмо на импортный товар до ввоза?
Да, если есть достаточное описание товара от поставщика: фото, характеристики, материалы и назначение. Это помогает заранее понять, понадобятся ли документы при ввозе.
Нужно ли письмо, если у поставщика оно уже есть?
Письмо поставщика можно использовать, если оно описывает именно ваш товар, актуально и адресат его принимает. Если описание общее или в нём другие артикулы, площадка может его отклонить — тогда проще подготовить письмо под ваш ассортимент.
Меняется ли вывод, если товар продаётся как детский?
Да. Назначение для детей часто меняет требования: то, что для взрослых не требует документов, для детей может подпадать под регламент о продукции для детей или об игрушках. Поэтому формулировки карточки и упаковки учитываются при анализе.
Что делать, если перечни изменились после получения письма?
Письмо отражает требования на дату подготовки. Если товар включили в перечень обязательной оценки, письмо перестаёт быть актуальным и нужен обязательный документ. Мы предупреждаем клиентов о таких изменениях, когда видим их.
Коротко
Отказное письмо полезно, когда обязательных требований действительно нет и адресату нужно это объяснение. Оно не решает проблему товара, который должен иметь сертификат или декларацию, — в этом случае мы сразу говорим, какой документ нужен.
С чего начать
Пришлите название, назначение и характеристики товара, а также запрос площадки или покупателя, если он есть. Мы проверим обязательные требования и скажем, подходит ли отказное письмо.