Зачем проверять документы заранее
Маркетплейсы сверяют документы на товары, для которых есть обязательные требования, а для части категорий запрашивают документы и там, где закон их не требует. Если документ не найден в реестре, не совпадает с товаром или оформлен на другое лицо, карточку могут не допустить к продаже или заблокировать уже после старта продаж. Проверка до загрузки обходится дешевле, чем разбор блокировки.
Как определить, нужен ли документ на товар
- Назначение и потребитель Определяем, что это за товар, для чего он и для кого — для взрослых или детей. Результат: понятно, какие регламенты могут применяться
- Регламенты ЕАЭС Проверяем, распространяется ли на товар вступивший в силу технический регламент, и форму подтверждения по нему. Результат: вывод: сертификат, декларация или регламент не применяется
- Госрегистрация Проверяем перечень продукции, подлежащей государственной регистрации. Результат: нужно ли СГР
- Национальные перечни Если регламент не применяется — сверяем с национальными перечнями обязательной сертификации и декларирования. Результат: нужен ли документ по национальной системе
- Требования площадки Если обязательных требований нет — смотрим правила категории на площадке. Результат: нужно ли отказное письмо или добровольный документ
Что проверяем
- есть ли документ в официальном реестре и какой у него статус;
- совпадает ли продукция: наименование, модели, артикулы, код ТН ВЭД;
- заявитель и изготовитель: может ли продавец использовать документ в своей схеме поставки;
- срок действия и регламент, по которому оформлен документ;
- нужна ли вообще обязательная оценка или достаточно отказного письма либо добровольного документа;
- подлежит ли товар обязательной маркировке средствами идентификации — это отдельная от сертификации обязанность.
Какие документы нужны при разных моделях продаж
Площадки проверяют не только товар, но и то, может ли продавец пользоваться документом. От модели работы зависит, кто может быть заявителем и какой документ подойдёт:
| Модель продаж | Кто может быть заявителем | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Собственное производство | Вы как изготовитель | Документ оформляется на вас; нужны ТУ, стандарт или иной документ, по которому выпускается продукция |
| Контрактное производство (СТМ) | Вы или контрактный производитель — по договорённости и схеме | Должна быть понятна связь между заявителем, изготовителем и вашей маркой; договор с производителем |
| Перепродажа товара российского производителя | Изготовитель или его уполномоченное лицо | Можно использовать документ изготовителя, если он охватывает товар и действует; иногда площадка просит подтвердить цепочку поставки |
| Импорт под своим именем | Вы как импортёр | Документ на импортёра; сведения об иностранном изготовителе, контракт, образцы |
| Перепродажа импортного товара | Импортёр, ввёзший товар | Документ импортёра и подтверждение, что товар получен от него |
| Товар без понятного происхождения | Не определяется | Без сведений об изготовителе оформить корректный документ невозможно — сначала нужно восстановить цепочку поставки |
Какие документы принимают площадки
| Документ | Когда подходит | Где проверяется |
|---|---|---|
| Декларация о соответствии ЕАЭС | Товар подлежит декларированию по регламенту | Реестр деклараций Росаккредитации |
| Сертификат соответствия ЕАЭС | Товар подлежит сертификации | Реестр сертификатов Росаккредитации |
| Свидетельство о госрегистрации | Товар из перечня продукции, подлежащей госрегистрации | Единый реестр СГР |
| Документ по национальной системе | Товар из национальных перечней | Реестры Росаккредитации |
| Отказное письмо | Обязательных требований нет, а площадка просит пояснение | В реестрах не значится |
| Добровольный сертификат | Обязательных требований нет, а площадка или покупатель просит подтверждение | Реестр системы добровольной сертификации |
Как сократить количество документов
Большой ассортимент не всегда требует десятков документов. Однородные товары — одного вида, назначения и с близкими материалами — часто можно включить в один документ, если это допускает регламент и выбранная схема. Наоборот, объединение разнородных товаров в одну декларацию создаёт риск: площадка или проверяющий орган может посчитать, что документ не охватывает конкретный артикул.
Мы группируем ассортимент по видам продукции и регламентам, чтобы документов было ровно столько, сколько нужно, и каждый артикул однозначно находился в записи реестра.
Контрактное производство: на кого оформлять документ
Продавцы под собственной торговой маркой часто заказывают производство у сторонней фабрики. Документ о соответствии может оформить сам продавец как заявитель или фабрика — это зависит от регламента, схемы и договорённостей сторон. Важно, чтобы из документов была видна связь: кто изготовитель, кто заявитель и как к ним относится марка, под которой товар продаётся. Если фабрика сменится, действующий документ может перестать охватывать продукцию.
Перед запуском продаж под своей маркой стоит закрепить в договоре с производителем, кто и на какой срок отвечает за подтверждение соответствия и кто хранит доказательные материалы.
Сроки действия документов и обновление карточек
У деклараций и сертификатов на серийную продукцию есть срок действия, а сертификат на партию распространяется только на эту партию. Если документ истекает, а новый не оформлен, карточка может быть заблокирована в момент, когда товар уже лежит на складе площадки. Ведите перечень документов с датами окончания и начинайте переоформление заранее — с учётом времени на испытания.
Отдельный риск — прекращение или приостановка документа до истечения срока, например по результатам проверки. Поэтому статус документов полезно периодически сверять с реестром, а не только при загрузке товара.
Как подготовить ассортимент к проверке
Проверка идёт быстрее, если список товаров прислан в табличном виде с такими колонками:
| Колонка | Зачем она нужна |
|---|---|
| Артикул и наименование как в карточке | Сопоставление с документом и реестром |
| Назначение и для кого товар | Определение применимых требований |
| Материалы или состав | Разные материалы — разные требования и испытания |
| Изготовитель и страна | Проверка заявителя и цепочки поставки |
| Номер имеющегося документа | Сверка с реестром |
| Площадка и категория | Учёт требований конкретной площадки |
Таблицу можно прислать в любом удобном формате — главное, чтобы по каждому артикулу были видны назначение, материалы и изготовитель.
Что сверить в карточке товара
- наименование и артикул в карточке совпадают с указанными в документе;
- назначение и возраст пользователя в описании не противоречат документу — например, «для детей» при документе на взрослую продукцию;
- код ТН ВЭД, указанный в карточке, соответствует документу;
- изготовитель и страна производства совпадают с записью в реестре;
- срок действия документа не истекает в ближайшее время — иначе карточку придётся обновлять в разгар продаж.
Сертификация и обязательная маркировка — разные обязанности
Для ряда товарных групп, помимо документа о соответствии, обязательна маркировка средствами идентификации в государственной системе. Это отдельная процедура со своими сроками и правилами: наличие декларации не освобождает от маркировки, и наоборот. При проверке ассортимента мы отмечаем товары, для которых маркировка обязательна, чтобы вы учли её при поставках на склады площадки.
Особенности популярных категорий
| Категория | Что обычно требуется | Типичная проблема |
|---|---|---|
| Одежда и домашний текстиль | Декларация или сертификат по ТР ТС 017/2011 или 007/2011 | Детские размеры продаются по документу на взрослую одежду |
| Косметика | Декларация по ТР ТС 009/2011 или СГР для отдельных групп | Детская косметика или средства для загара без госрегистрации |
| Игрушки и детские товары | Сертификат по ТР ТС 008/2011 или документы по ТР ТС 007/2011 | Игрушка продаётся как «сувенир» без сертификата |
| Электроника и бытовая техника | Документы по ТР ТС 004/2011, 020/2011, ТР ЕАЭС 037/2016 | Учтён не весь набор регламентов |
| Продукты питания и БАД | Декларация по регламентам на пищевую продукцию или СГР | БАД без свидетельства о госрегистрации |
| Посуда и товары для кухни | Документы на продукцию, контактирующую с пищей | Не учтён контакт изделия с пищей |
Что делать, если карточку заблокировали
- Причина Сохраните уведомление площадки: в нём обычно указано, что именно не устроило — отсутствие документа, несовпадение данных или требование категории. Результат: понятная причина блокировки
- Проверка документа Сверяем документ с реестром и карточкой: статус, артикулы, заявитель, назначение. Результат: документ подходит или нет
- Исправление Если ошибка в карточке — исправляем описание; если документ не подходит — определяем, какой нужен. Результат: план действий и сроки
- Повторная подача Загружаем корректный документ или пояснение и отслеживаем ответ площадки. Результат: разблокированная карточка
Что вы получаете
- таблицу по каждому товару: подходит документ или нет и почему;
- перечень документов, которые нужно оформить, переоформить или заменить;
- рекомендации по формулировкам в карточке, если они расходятся с документом.
Что нужно от вас
- список товаров или ссылки на карточки;
- имеющиеся сертификаты, декларации, отказные письма — номерами или файлами;
- сведения о поставщике и производителе;
- уведомление или требование площадки, если вы его получили.
Как проходит проверка
- Сбор списка Получаем товары и документы, уточняем площадку и категории. Кто: заказчик. Результат: перечень для проверки
- Проверка по реестрам Сверяем каждый документ с реестром и с товаром. Кто: Мостехэкспертиза. Результат: таблица с выводами
- Рекомендации Определяем, что можно использовать, а что нужно оформить или переоформить, и рассчитываем это. Кто: Мостехэкспертиза. Результат: план действий
Чек-лист перед загрузкой товара
- определено, подлежит ли товар обязательной оценке и в какой форме;
- документ найден в реестре и действует;
- заявитель документа — вы или лицо, от которого вы получаете товар, и это можно подтвердить;
- артикулы, назначение и изготовитель в карточке совпадают с документом;
- проверена необходимость обязательной маркировки;
- для товаров без обязательных требований подготовлено отказное письмо или добровольный документ — если его требует категория.
О правилах площадок
Требования маркетплейсов к документам устанавливают сами площадки, они различаются по категориям и меняются. Мы проверяем документы на соответствие законодательству и товару, а требования конкретной площадки сверяем по её действующим правилам на дату проверки.
Вопросы и ответы
Можно ли использовать декларацию поставщика?
Если декларация оформлена на тот же товар, действует и вы получаете товар по цепочке, которую она охватывает, документ можно приложить к карточке. Площадка может дополнительно запросить подтверждение связи с поставщиком, например договор.
Что делать, если карточку заблокировали?
Пришлите уведомление площадки и документы. Определим причину — документа нет в реестре, он на другой товар или требование площадки шире закона — и скажем, что нужно оформить или исправить.
Нужен ли документ, если товар не подлежит сертификации?
По закону нет, но площадка может запросить подтверждение. В таком случае обычно подходят отказное письмо или добровольный сертификат — в зависимости от правил категории.
Проверяете ли вы большие ассортименты?
Да. Для больших списков группируем товары по видам продукции и документам — так проверка идёт быстрее, а вывод получается по каждому артикулу.
Можно ли продавать по сертификату, который мне прислал поставщик?
Можно, если документ действует, охватывает именно те товары, которые вы продаёте, а вы получаете их по цепочке, которую документ охватывает. Если заявитель — другая компания и связь с ней неочевидна, площадка может попросить договор или иные подтверждения.
Нужен ли отдельный документ на каждый цвет и размер?
Обычно нет: если цвет и размер не меняют материалов и конструкции, модели одного вида объединяются в одном документе. Отдельные документы нужны, когда меняются материалы, назначение или возрастная группа.
Что будет, если продавать без документа?
Площадка может заблокировать карточку или снять товар с продажи, а при проверке надзорного органа продавцу грозит административная ответственность. Риск особенно высок для детских товаров, электроники и пищевой продукции.
Сколько времени занимает оформление документов?
Зависит от формы подтверждения и испытаний. Проверка уже имеющихся документов занимает меньше всего времени; оформление декларации или сертификата требует испытаний, и срок называем при расчёте. Мы не обещаем «документ за день» там, где нужны испытания.
Работаете ли вы с ассортиментом из нескольких категорий?
Да. Проверяем ассортимент целиком, группируем его по видам продукции и регламентам и даём единый план: что уже в порядке, что оформить и в каком порядке, чтобы не задерживать поставки.
Что нужно, если я сам ввожу товар из-за рубежа?
В этом случае вы выступаете импортёром и, как правило, заявителем. Понадобятся сведения об иностранном изготовителе, контракт и образцы для испытаний. Документ нужно получить до выпуска товара в обращение, а для части товаров — уже при таможенном оформлении.
Можно ли оформить документ на товар, купленный без документов у неизвестного поставщика?
Корректно — нет: документ должен указывать изготовителя, а без сведений о нём невозможно подтвердить, что вся продукция соответствует испытанным образцам. Сначала нужно восстановить цепочку поставки или найти изготовителя.
Отличаются ли требования разных маркетплейсов?
Законодательные требования одинаковы для всех площадок, но каждая площадка вправе устанавливать собственные правила проверки документов и требования для отдельных категорий. Поэтому проверку мы делаем с учётом площадки, на которой вы продаёте.
Можно ли начать продажи, пока оформляется документ?
Товар, подлежащий обязательной оценке, нельзя выпускать в обращение до получения документа. Если сроки поджимают, начните с позиций, на которые документы уже есть или не требуются, а остальные добавляйте по мере оформления.
Главное
Площадка проверяет три вещи: есть ли у товара нужный документ, относится ли он именно к этому товару и может ли продавец им пользоваться. Если готовить ассортимент с учётом всех трёх, блокировки из-за документов становятся редкостью. Мы проверяем документы по реестрам, группируем ассортимент и даём план, что оформить и в каком порядке — чтобы поставки на склады площадки не останавливались из-за бумаг.
Если вы только выходите на площадку, пришлите список планируемых товаров заранее: часть вопросов с документами дешевле решить до закупки партии, чем после того, как товар уже ввезён и лежит на складе.
С чего начать
Пришлите список товаров и документы, а если есть — уведомление площадки. Мы назовём срок и стоимость проверки по объёму списка.