Зачем сопровождение
После внедрения и сертификации система качества часто держится на одном сотруднике. Когда он уходит или перегружен, внутренние аудиты не проводятся, записи не ведутся, и к надзорному аудиту организация подходит с пробелами. Сопровождение снимает эту зависимость: внешний специалист поддерживает систему по графику.
Сопровождение не подменяет ответственность руководства за систему качества, но обеспечивает, что обязательные процессы СМК — аудиты, анализ, корректирующие действия — выполняются вовремя и записываются.
Что входит в сопровождение
| Работа | Периодичность |
|---|---|
| Внутренние аудиты | по программе, обычно ежеквартально |
| Анализ со стороны руководства | не реже раза в год |
| Несоответствия и претензии | по мере возникновения |
| Актуализация документов | при изменениях |
| Подготовка к аудиту органа | перед надзором и ресертификацией |
Важно
Система качества должна отражать реальную работу организации. Если документы обновляет только внешний консультант, а сотрудники их не используют, аудитор это увидит. Поэтому сопровождение включает работу с владельцами процессов, а не только с бумагами.
Форматы работы
Сопровождение может быть полным — внешний специалист выполняет функции представителя руководства по качеству в части планирования и документирования, — или частичным: только внутренние аудиты, только подготовка к надзорным аудитам или консультации по запросу.
Для организаций с несколькими системами — качество, экология, охрана труда — сопровождение строят как интегрированное, чтобы не дублировать аудиты и документы.
Мнение эксперта
По нашему опыту, для небольших предприятий оптимален формат ежеквартальных визитов: внутренний аудит части процессов, разбор несоответствий и обновление документов за один день работы (наша оценка).
Показатели системы
Помогаем выбрать показатели процессов, которые руководство действительно использует: доля брака, сроки выполнения заказов, претензии, результаты поставщиков. Данные по ним становятся основой анализа со стороны руководства и целей в области качества.
Совет эксперта
Назначьте внутри компании ответственного за взаимодействие с консультантом — без него сопровождение превращается в ведение бумаг.
Виды продукции и особенности
Малые предприятия
Небольшим компаниям невыгодно держать штатного специалиста по качеству, и сопровождение закрывает эту функцию.
Производства с несколькими площадками
Для нескольких площадок сопровождение обеспечивает единые аудиты и сравнимые показатели.
Участники тендеров
Компании, для которых сертификат СМК — условие тендеров, не могут допустить его приостановки после надзорного аудита.
После смены уполномоченного
Когда уходит ответственный за качество, сопровождение позволяет не потерять систему до прихода нового сотрудника.
Выбор документа
Договор сопровождения с графиком аудитов и визитов.
Что вы получаете
Работающая система качества: внутренние аудиты по графику, актуальные документы, закрытые несоответствия, данные для анализа руководства и готовность к надзорным аудитам.
Коротко о главном
Назначьте ответственного.
Подробнее об оформлении
Хранение и обновление документов
Ежегодно пересматривайте программу аудитов и показатели процессов.
Программа внутренних аудитов
Программу составляют на год с учётом важности процессов и результатов прошлых аудитов. Процессы с проблемами проверяют чаще, стабильные — реже.
Работа с несоответствиями
Каждое несоответствие анализируют до коренной причины, планируют корректирующие действия и проверяют их результативность. Записи об этом — основа доказательств работы системы.
Претензии потребителей
Претензии регистрируют, анализируют и используют для улучшений. Сопровождение включает анализ трендов претензий и предложения руководству.
Документы под изменения
При изменении процессов, оборудования или требований заказчиков документы обновляют, чтобы они отражали реальную работу и не создавали противоречий.
Оценка поставщиков
Система требует оценивать поставщиков по критериям. Сопровождение помогает вести реестр поставщиков и результаты их оценки без лишней бумажной работы.
Подготовка к аудиту заказчика
Крупные заказчики проводят свои аудиты поставщиков. Сопровождение включает подготовку к таким аудитам по требованиям конкретного заказчика.
Отчётность руководству
Ежеквартальные отчёты о состоянии системы помогают руководству принимать решения и готовят основу для годового анализа.
Сроки работы
Диагностика системы занимает несколько дней, затем сопровождение идёт по согласованному графику в течение года (наша оценка).
Метрология
Сопровождение включает контроль поверки и калибровки средств измерений, применяемых для контроля качества, — частая тема замечаний на аудитах.
Компетентность персонала
Ведём матрицу компетенций и записи об обучении, чтобы показать аудитору, что сотрудники обучены выполнению своих процессов.
Изменения стандартов
Отслеживаем изменения стандартов и требований органа по сертификации и заранее готовим систему к переходу на новые версии.
Связь с бизнес-целями
Цели в области качества связываем с показателями бизнеса, чтобы система помогала управлению, а не существовала отдельно от него.
Цифровые инструменты
Документы и записи системы удобно вести в электронной форме с контролем версий. Сопровождение помогает выбрать простой инструмент, которым будут пользоваться сотрудники.
Внешние поставщики процессов
Если часть процессов выполняют внешние организации — логистика, ремонт, лаборатории, — система описывает контроль над ними. Это часто упускают при внедрении.
Оценка результативности
Раз в год оцениваем, как система влияет на показатели бизнеса: брак, сроки, претензии. Это помогает руководству видеть пользу от системы качества.
Начало сопровождения
Сопровождение начинается с диагностики: смотрим документы, записи, отчёты прошлых аудитов и беседуем с владельцами процессов. По итогам составляем годовой план работ.
Совмещение с внутренним аудитом заказчика
Если крупный заказчик проводит аудиты поставщиков, их результаты включаем в программу внутренних аудитов, чтобы не проверять одно и то же дважды.
Ответственность сторон
В договоре сопровождения разграничиваем, что делает консультант, а что — сотрудники компании. Это избавляет от ситуаций, когда система существует только в отчётах консультанта.
Резервный ответственный
Назначение заместителя ответственного за качество снижает риск потери системы при отпуске или уходе основного сотрудника.
Что входит в работу
- диагностика состояния системы;
- график внутренних аудитов и визитов;
- работа с несоответствиями и претензиями;
- актуализация документов;
- подготовка к аудитам органа.
Как работаем
- Диагностика Документы, записи, прошлые аудиты. Результат: план сопровождения
- График Аудиты, анализ, обучение на год. Результат: утверждённый календарь
- Визиты Внутренние аудиты и разбор несоответствий. Результат: отчёты и действия
- Показатели Данные процессов для руководства. Результат: анализ руководства
- Надзор Подготовка к аудиту органа. Результат: подтверждённый сертификат
Что нужно от вас
- действующий сертификат и отчёты;
- документы СМК;
- контакт ответственного;
- перечень процессов;
- планы изменений.
Частые ошибки
- система держится на одном человеке;
- аудиты проводятся перед надзором;
- документы не используются сотрудниками;
- нет данных для анализа руководства;
- несоответствия не закрываются.
Связаться с нами
Расскажите о вашей системе качества, численности и датах аудитов. В течение рабочего дня предложим формат сопровождения.
Полезно прочитать
Вопросы и ответы
Что входит в сопровождение СМК?
Внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, работа с несоответствиями, актуализация документов и подготовка к аудитам.
Можно ли передать функции уполномоченного по качеству внешнему специалисту?
Частично да, внешний специалист может выполнять часть функций, но ответственность за систему остаётся за руководством организации.
Как часто проводить внутренние аудиты?
Периодичность устанавливает программа аудитов; для небольших организаций обычно хватает нескольких аудитов в год.
Можно ли сопровождать несколько систем сразу?
Да, системы качества, экологии и охраны труда удобно сопровождать как одну интегрированную систему менеджмента.
Чем сопровождение отличается от внедрения?
Внедрение создаёт систему, а сопровождение поддерживает её работу и готовность к аудитам после сертификации.
Сколько стоит сопровождение?
Стоимость зависит от объёма работ и частоты визитов; расчёт делаем после диагностики системы.
Можно ли начать сопровождение перед надзорным аудитом?
Да, но лучше за несколько месяцев, чтобы провести внутренний аудит и закрыть найденные несоответствия.
Включает ли сопровождение обучение?
Да, обучение владельцев процессов и внутренних аудиторов — обычная часть сопровождения системы менеджмента качества.